Ritregistratie en privacy

Er kunnen diverse redenen zijn om een (rit)registratiesysteem te monteren in een auto. Het kan een eigen keuze zijn van de berijder omwille van een goede administratie voor de Belastingdienst. Voor de werkgever kan een Track&Trace systeem handig zijn om ritten efficiënt in te delen. Een leasemaatschappij kan op haar beurt weer informatie uit een dergelijk systeem halen ten behoeve van onderhoudsgegevens. 

Een dergelijk systeem is zelf niet het probleem. De vraag is wel wat er met de gegevens (mag) gebeuren en wie deze in mag zien. Dit moet vooraf goed geregeld en afgesproken worden. Is dit niet gebeurd, dan is de kans heel groot dat er in strijd gehandeld wordt met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Voor het invoeren van de zogenaamde "kastjes" of Track&Trace systemen binnen bedrijven is instemming vereist van de ondernemingsraad. Als binnen een bedrijf geen ondernemingsraad is, moeten de afspraken gemaakt worden met de individuele werknemer.

De volgende vragen moeten voor de berijder beantwoord zijn en vastgelegd worden:

  • Is er een noodzaak toe?
  • Wat gaat de werkgever met de gegevens doen? (efficiency, ja / personeelscontrole, nee)
  • Is de privacy van de werknemers gewaarborgd?
  • Is de privacy van werknemers tijdens privékilometers volledig afgeschermd?
  • Kan de werknemer de gegevens inzien?
  • Kan de werknemer de gegevens gebruiken voor zijn/haar kilometeradministratie?
  • Wie kunnen er bij de gegevens en hoe wordt dit beschermd en gewaarborgd?

VZR heeft samen met Alexander Singewald een doorvertaling gemaakt naar een privacyregeling ritregistratiesystemen gebaseerd op de gedragscode van de Stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen. Deze privacyregeling is een kant en klare blauwdruk die direct gebruikt kan worden als aanvulling op het arbeidscontract van een werknemer. Met het gebruik van de privacyregeling is de privacy goed geregeld en wordt er voldaan aan de Wet bescherming persoonsgegevens. VZR adviseert werkgevers en werknemers om gebruik te maken van deze privacyregeling.  De privacyregeling is overigens geschikt voor alle ritregsitratie- en Track&Trace systemen, ongeacht of het systeem een keurmerk heeft. De privacyregeling is als pdf in te zien. Wilt u hem gebruiken, meld u dan als member bij ons aan en wij sturen hem u toe in Word zodat de regeling invulbaar is.

Klik hier om een usercase privacy te lezen en de Klachtencommissie Privacy.

Heeft u een vraag, opmerking of klacht?

Neem contact met ons op, zodat één van onze experts u kan helpen.

Vraag stellen

Word lid en profiteer van de vele voordelen

  • vragen stellen, meepraten op het forum of uw klacht in behandeling geven
  • juridische ondersteuning bij problemen
  • 4 of 12 maal per jaar een aantrekkelijk autoblad in de brievenbus
  • maandelijks ledenbulletin met nieuws over onder andere bijtelling en privacy
  • exclusieve previews nieuw te introduceren (zakelijke) auto's
Word lid Lees meer over de voordelen